Pernah membeli sesuatu untuk syarikat menggunakan wang sendiri dan kemudian perlu membuat tuntutan? Prosesnya lebih mudah jika anda menyediakan maklumat syarikat sebelum membeli dan menyimpan bukti transaksi dengan teratur.
1. Dapatkan Kad E-Invois daripada Syarikat
Minta syarikat menyediakan kad e-Invois yang boleh ditunjukkan kepada penjual apabila anda membuat pembelian.
- Kad fizikal: simpan di dalam dompet jika lebih mudah.
- Versi digital: simpan sebagai JPG, PDF atau tangkap layar di telefon.
Kad tersebut sebaiknya mengandungi nama syarikat seperti didaftarkan dengan SSM, nombor pendaftaran perniagaan, TIN syarikat dan maklumat hubungan pasukan kewangan jika penjual memerlukan penjelasan.
2. Sediakan TIN Peribadi jika Diperlukan
Sesetengah syarikat mungkin memerlukan nama pekerja atau TIN individu untuk dipadankan dengan tuntutan tertentu. TIN ialah nombor pengenalan cukai yang digunakan oleh LHDN untuk tujuan percukaian.
Jika anda tidak pasti TIN anda, semak melalui saluran rasmi MyTax/MyInvois atau hubungi LHDN.
3. Beritahu Penjual bahawa Anda Memerlukan E-Invois
Sebelum pembayaran, maklumkan kepada penjual bahawa pembelian dibuat untuk tuntutan syarikat dan anda memerlukan e-Invois. Berikan maklumat daripada kad e-Invois supaya butiran syarikat dimasukkan dengan betul.
- Salinan digital: jika sistem syarikat anda memerlukannya, simpan format data atau representasi e-Invois yang telah disahkan.
- Butiran lengkap: semak nama syarikat, TIN dan penerangan item atau perkhidmatan.
4. Semak Kod QR atau Bukti Pengesahan
Pada representasi e-Invois yang menggunakan kod QR, pastikan kod tersebut dapat diimbas dan membawa kepada maklumat transaksi yang telah disahkan. Jika tiada elemen pengesahan yang dijangka, semak dengan penjual atau pasukan kewangan anda.
5. Bagaimana jika Kedai Tidak Dapat Memberikan E-Invois?
Jika penjual belum dapat menyediakan e-Invois, jangan terus buang bukti pembelian. Ikut polisi tuntutan syarikat anda dan sediakan dokumen sokongan sebanyak mungkin.
- Minta resit biasa yang memaparkan nama kedai, tarikh dan jumlah bayaran.
- Simpan butiran syarikat atau TIN yang berkaitan jika diperlukan oleh proses dalaman.
- Terangkan kepada pasukan kewangan mengapa e-Invois tidak diperoleh.
Sama ada tuntutan diterima bergantung pada polisi syarikat dan peraturan yang terpakai, jadi dapatkan pengesahan daripada bahagian kewangan jika anda tidak pasti.
6. Simpan Semua Dokumen dengan Teratur
- Simpan e-Invois dan resit dalam satu folder di telefon atau komputer.
- Namakan fail menggunakan tarikh dan tujuan pembelian, contohnya Lunch Meeting_28Dec2024.
- Simpan resit fizikal sebagai sandaran jika syarikat meminta dokumen asal.
7. Hantar Tuntutan dengan Segera
- Lampirkan e-Invois atau resit.
- Berikan penerangan ringkas tentang tujuan perbelanjaan.
- Lampirkan kelulusan awal, e-mel atau dokumen tambahan jika diperlukan.
Senarai Semak Ringkas
| Item | Perkara yang Perlu Disediakan |
|---|---|
| Kad E-Invois | Versi fizikal atau digital dengan maklumat syarikat dan TIN. |
| TIN Anda | Semak melalui saluran rasmi jika syarikat memerlukannya. |
| Maklumat Pembekal | Nama, alamat dan nombor pendaftaran pada resit atau invois. |
| Maklumat Pembelian | Tarikh, jumlah dan penerangan item atau perkhidmatan. |
| Bukti Pembayaran | E-Invois yang disahkan atau resit yang diterima mengikut polisi syarikat. |
| Dokumen Kelulusan | Pra-kelulusan atau e-mel pengesahan jika diperlukan. |
Kesimpulan
Kunci kepada tuntutan yang lancar ialah menyediakan maklumat sebelum membeli, meminta dokumen yang betul dan menyimpan semua bukti dengan teratur. Jika situasi tidak jelas, semak polisi tuntutan dalaman dan dapatkan pengesahan daripada pasukan kewangan.