你有没有先用自己的钱替公司购买东西，然后再向公司申请报销？只要在付款前准备好公司资料，并把交易证明保存完整，整个报销流程会简单很多。
1. 向公司索取 e-Invoice Card
可以请公司准备一张 e-Invoice card，购买时直接向卖方出示，避免临时找公司资料。
- 实体卡：放在钱包里，购买时可以直接使用。
- 电子版本：把 JPG、PDF 或截图保存在手机中。
卡片最好包含 SSM 注册公司名称、新注册号码、公司 TIN，以及财务部门的电邮或联系电话，方便卖方需要确认时联络。
2. 公司要求时，准备个人 TIN
某些公司的内部报销流程可能需要把员工身份与交易配对，因此可能会要求个人 TIN。TIN 是 LHDN 用于税务识别的号码。
如果不确定自己的 TIN，可以通过 MyTax/MyInvois 官方渠道查询，或直接向 LHDN 核实。
3. 付款前告诉卖方你需要电子发票
购买前先说明这是公司开支，并提供 e-Invoice card 上的资料。这样卖方可以在开具电子发票时使用正确的公司名称和 TIN。
- 电子资料：如果公司内部系统有要求，保存已验证电子发票的数据或视觉版本。
- 完整资料：确认公司名称、TIN 以及商品或服务说明没有填错。
4. 检查 QR 或其他验证资料
如果电子发票视觉版本带有 QR 码，应确认可以正常扫描，而且打开的验证资料与实际交易一致。如果预期中的验证信息没有出现，可以先向卖方或公司财务部门确认。
5. 如果店家暂时无法提供电子发票怎么办？
遇到无法提供电子发票的卖方时，不要丢掉其他购买证明。先按照公司的报销政策，尽可能保留完整文件。
- 索取普通收据，并确认有店名、日期和金额。
- 如果公司流程需要，可记录相关公司资料或 TIN。
- 向财务部门说明为什么没有取得电子发票。
最终能否报销取决于公司内部政策和当时适用的规定。如果不确定，最好先向财务部门确认。
6. 把所有单据整理好
- 把电子发票和收据集中放在手机或电脑的同一个文件夹。
- 文件名写上日期和用途，例如 Lunch Meeting_28Dec2024。
- 实体收据也保留一份，以防公司要求提交原件。
7. 尽快提交报销
- 附上电子发票或收据。
- 简单说明这笔开支的用途。
- 如有需要，一并附上事前批准、电邮确认或其他文件。
快速检查清单
| 项目 | 需要准备的资料 |
|---|---|
| e-Invoice Card | 实体或电子版本，包含公司资料和 TIN。 |
| 个人 TIN | 公司要求时，通过官方渠道查询。 |
| 供应商资料 | 收据或发票上的名称、地址和注册号码。 |
| 购买资料 | 日期、金额、商品或服务说明。 |
| 付款证明 | 已验证电子发票，或符合公司政策的其他收据。 |
| 批准文件 | 如有需要，提供事前批准或电邮确认。 |
总结
报销是否顺利，很多时候取决于购买前有没有准备好资料、付款后有没有拿到正确文件，以及单据有没有妥善保存。遇到特殊情况时，以公司的报销政策和财务部门的确认作为实际处理依据。