Automasi tidak semestinya bermaksud membeli sistem perisian yang besar. Bagi banyak perniagaan kecil, automasi pertama yang paling sesuai ialah satu tugasan berulang yang membuang masa setiap minggu.
Matlamatnya mudah: kurangkan langkah manual yang berulang tanpa menjadikan proses kerja lebih sukar difahami.
Mulakan dengan satu tugasan berulang yang membosankan
Tugasan yang sesuai termasuk menyalin data antara spreadsheet, menamakan semula dokumen, menyediakan laporan standard, menghantar peringatan yang sama, atau mengira angka yang sama berulang kali.
Tulis aliran kerja dalam bahasa mudah dahulu
Sebelum memilih perisian, tulis proses itu sebagai beberapa langkah ringkas. Contohnya:
- Terima pesanan pelanggan melalui e-mel.
- Salin nombor pesanan ke dalam spreadsheet.
- Semak stok.
- Sediakan pengesahan.
- Hantar hasilnya kepada pelanggan.
Jika proses manual sendiri masih tidak jelas, automasi biasanya hanya mempercepatkan kekeliruan itu.
Pilih satu hasil yang boleh diukur
Sasaran pertama yang baik mungkin seperti “kurangkan tugasan harian 20 minit ini kepada 5 minit” atau “berhenti menaip semula butiran pelanggan yang sama di tiga tempat.”
Jangan automasikan semuanya sekaligus. Skop yang kecil lebih mudah diuji dan membantu mengawal kos.
Kekalkan semakan manusia pada bahagian yang berisiko jika tersilap
Automasi sangat berguna untuk kerja berulang, tetapi kelulusan, pembayaran, janji kepada pelanggan dan dokumen yang melibatkan pematuhan mungkin masih memerlukan semakan manusia.
Gunakan alat paling ringkas yang benar-benar berfungsi
Kadang-kadang penyelesaiannya cuma spreadsheet yang lebih baik. Kadang-kadang ia ialah borang, aplikasi web kecil, peraturan e-mel atau alat aliran kerja. Penyelesaian terbaik ialah yang pasukan anda benar-benar mampu jaga dan gunakan.
Tanda-tanda automasi kecil itu berfungsi dengan baik
- Kurang kerja salin dan tampal.
- Kurang langkah yang tertinggal.
- Penyerahan kerja antara orang menjadi lebih jelas.
- Laporan lebih mudah disediakan.
- Kurang masa dibazirkan mencari fail versi terkini.
Jika anda mahu mencari idea dahulu, lihat alat percuma Stooper. Jika tugasan berulang itu khusus untuk syarikat anda, bantuan aliran kerja projek kecil menerangkan cara untuk bermula tanpa membeli sistem yang besar.