自动化并不代表一定要购买大型软件系统。对很多小企业来说，最适合的第一步，是先处理一个每周都会重复、持续浪费时间的任务。
目标很简单： 减少重复的手工步骤，同时不要让整个工作流程变得更难理解。
先从一个枯燥但重复的任务开始
适合入手的任务包括：在不同表格之间复制资料、重命名文件、准备固定格式的报告、重复发送同样的提醒，或一再计算相同的数据。
先用简单的话把流程写清楚
在选择软件之前，先把实际流程写成几个简单步骤。例如：
- 通过电子邮件收到客户订单。
- 把订单编号复制到表格中。
- 检查库存。
- 准备确认信息。
- 把结果发送给客户。
如果人工流程本身都不清楚，自动化通常只会让混乱发生得更快。
先设定一个可以衡量的结果
第一个目标可以很具体，例如“把每天需要 20 分钟的任务缩短到 5 分钟”，或“不要再把同一份客户资料重复输入三个地方”。
不要一次自动化所有事情。 范围越小，越容易测试，也更容易控制成本。
在出错代价较高的环节保留人工检查
自动化很适合重复工作，但审批、付款、对客户作出的承诺，以及涉及合规的文件，很多时候仍然需要人工复核。
使用真正够用的最简单工具
有时答案只是把 spreadsheet 做得更好；有时可能是一个表单、小型网页应用、邮件规则或工作流程工具。最好的方案，是你的团队以后真的能够维护和继续使用的方案。
小型自动化开始有效的迹象
- 复制粘贴的次数减少。
- 漏掉步骤的情况减少。
- 不同人员之间的工作交接更清楚。
- 报告更容易整理。
- 寻找最新文件所花的时间减少。
如果你想先找一些方向，可以看看 Stooper 的 免费工具。如果这个重复任务是你公司特有的，也可以参考 小型工作流程项目协助 ，了解如何在不购买大型系统的情况下开始。