Adakah anda pernah bantu syarikat anda beli sesuatu dengan wang sendiri dan kini perlu buat tuntutan? Jangan risau, tuntutan semula perbelanjaan boleh jadi mudah jika anda bersedia, terutamanya dengan sistem e-invoice baru di Malaysia. Ikuti tips ini untuk memastikan proses berjalan lancar dan tuntutan tanpa masalah.
1. Dapatkan Kad E-Invoice dari Syarikat Anda
Untuk memudahkan proses, minta syarikat anda untuk menyediakan kad e-invoice. Kad ini boleh didapati dalam pelbagai format:
- Kad Fizikal: Simpan dalam dompet anda untuk akses cepat.
- Format Digital: Simpan sebagai foto JPG, PDF, atau tangkapan skrin di telefon bimbit anda supaya anda boleh tunjukkan kepada penjual pada bila-bila masa.
Kad ini perlu mengandungi:
- Nama Syarikat: Seperti yang didaftarkan dengan SSM.
- Nombor Pendaftaran Baru Syarikat
- TIN Syarikat (Nombor Pengenalan Cukai): Ini penting untuk menghasilkan e-invoice yang sah.
- Maklumat Hubungan: Emel atau nombor telefon pasukan kewangan untuk sebarang penjelasan.
Dengan ini sedia, anda dapat menjimatkan masa untuk menjelaskan kepada penjual apa yang diperlukan.
2. Sediakan Nombor TIN Anda Sendiri
Jika syarikat anda memerlukan nama anda disenaraikan dalam invois sebagai pembeli, anda mungkin perlu memberikan nombor TIN peribadi anda.
- Apa itu Nombor TIN?
Nombor Pengenalan Cukai (TIN) ialah nombor unik yang diberikan oleh LHDN untuk tujuan cukai.
- Bagaimana Cara Memeriksa Nombor TIN Anda?
Anda boleh mencari atau mendaftar untuk TIN anda di MyInvois Portal atau hubungi LHDN.
- Mengapa Ia Diperlukan?
Sesetengah syarikat memerlukan ini untuk pelaporan cukai yang tepat dan untuk memadankan transaksi dengan tuntutan anda. Ia juga wajib dalam beberapa kes untuk mengesahkan e-invoice.
Semak di sini: Garis Panduan Nombor TIN Malaysia
3. Maklumkan kepada Penjual Anda Perlukan E-Invoice
Sebelum membuat pembelian, beritahu penjual bahawa anda memerlukan e-invoice. Kongsikan maklumat daripada kad e-invoice anda dan pastikan perkara berikut:
- Salinan DigitalMintalah format XML atau JSON. Jika tidak tersedia, PDF yang disahkan dengan kod QR boleh diterima.
- Maklumat Lengkap: Pastikan invois tersebut mengandungi nama syarikat anda, TIN, dan butiran item.
4. Adakah Kod QR Diperlukan?
Ya, kod QR adalah ciri penting dalam e-invoice penjual. Ia membolehkan pengesahan invois secara serta-merta melalui sistem LHDN. Sentiasa periksa perkara berikut:
- Kod QR yang jelas kelihatan pada invois.
- Kod QR akan menghubungkan kepada butiran invois yang disahkan apabila diimbas.
Jika tiada kod QR, semak semula dengan penjual untuk memastikan invois tersebut disahkan melalui sistem LHDN.
5. Bagaimana Jika Kedai Tidak Dapat Memberikan E-Invoice?
Tidak semua kedai, terutamanya kedai tradisional atau yang lebih kecil, dilengkapi untuk mengeluarkan e-invoice. Berikut langkah yang boleh anda ambil:
- Minta Resit Standard: Pastikan ia mengandungi nama kedai, alamat, tarikh, dan jumlah.
- Tambahkan Maklumat Syarikat AndaTuliskan nama syarikat anda dan TIN pada resit.
- Terangkan kepada Pasukan Kewangan Anda: Hantar resit bersama nota yang menerangkan mengapa e-invoice tidak disediakan.
Syarikat anda mungkin masih menerima ini dengan dokumen sokongan tambahan.
6. Susun Segalanya dengan Teratur
Selepas selesai membuat pembelian:
- Simpan semua e-invoice dan resit secara digital dalam satu folder di telefon atau komputer anda.
- Labelkan dengan jelas menggunakan tarikh pembelian dan tujuan (contohnya, “Lunch Meeting_28Dec2024”).
- Simpan salinan resit fizikal sebagai sandaran sekiranya syarikat meminta yang asal.
7. Hantar Tuntutan Anda dengan Segera
Semasa mengemukakan tuntutan anda:
- Lampirkan e-invoice atau resit.
- Sertakan penjelasan ringkas mengenai perbelanjaan tersebut.
- Sediakan sebarang dokumen tambahan, seperti prakelulusan atau kelulusan melalui emel.
Senarai Semak: Apa yang Perlu Disediakan
| Perkara | Butiran |
|---|---|
| Kad E-Invoice | Format fizikal atau digital (JPG, PDF) dengan butiran syarikat dan TIN. |
| Nombor TIN Anda | Periksa atau daftar di Portal MyInvois jika diperlukan oleh syarikat anda. |
| Butiran Pembekal | Nama, alamat, dan nombor pendaftaran perniagaan pada resit/invois. |
| Butiran Pembelian | Tarikh, jumlah, dan penerangan item/perkhidmatan. |
| Bukti Pembayaran | E-invoice yang disahkan dengan kod QR atau resit standard dengan justifikasi. |
| Dokumen Kelulusan | Prakelulusan atau pengesahan melalui emel jika diperlukan. |
Dengan persediaan yang rapi dan mengetahui cara menangani situasi di mana e-invoice tidak disediakan, anda boleh memastikan proses tuntutan anda berjalan lancar dan mematuhi sistem e-invoice Malaysia.
Ada soalan atau tips untuk dikongsikan? Beritahu kami di bawah!
Mencari lebih banyak panduan: Panduan E-Invoice LHDN
Untuk pandangan perniagaan kami: Pandangan Perniagaan Stooper
MS 
EN 
ZH