你是否用自己的钱帮公司买了东西，现在需要报销？别担心，如果准备充分，报销费用会很简单，特别是在马来西亚的新E-Invoice系统下。按照这些技巧，确保流程顺畅，轻松报销！
1. 向公司索取E-Invoice卡
为了简化流程，请向公司索取一张 E-Invoice卡。这张卡可以有多种格式：
- 实体卡: 放在钱包里方便快速取用。
- 数字格式: 保存为JPG照片、PDF或手机截图，方便随时向卖家出示。
这张卡应包括：
- 公司名称: 根据SSM注册的名称。
- 公司新注册号码
- 公司TIN（税务识别号码）: 这是创建有效E-Invoice的必要信息。
- 联系信息: 财务团队的电子邮件或电话号码，以便进行任何澄清。
准备好这些可以节省向卖家解释需求的时间。
2. 准备好您的TIN号码
如果您的公司要求您在发票中列为买方，您可能需要提供您的个人TIN号码。
- TIN号码是什么？
TIN（税务识别号码）是由马来西亚内陆税收局（IRBM）分配的用于税务目的的唯一号码。
- 如何查询您的TIN号码？
您可以在以下平台查询或注册您的TIN： MyInvois Portal 或联系马来西亚内陆税收局（IRBM）
- 为什么需要TIN？
一些公司需要这个用于准确的税务申报，并将交易与您的报销匹配。在某些情况下，它也是验证E-Invoice的必要条件。
3. 告诉卖家您需要E-Invoice
在购买之前，告诉卖家您需要E-Invoice。与卖家分享您的E-Invoice卡上的信息，并确保以下内容：
- 电子副本请求提供XML或JSON格式。如果无法提供，带有QR码的验证PDF也可以接受。
- 完整信息: 确认发票包含您的公司名称、TIN和物品详情。
4. QR码是否必要？
是的，QR码是卖家E-Invoice中的一个重要功能。它可以通过IRBM系统即时验证发票。请务必检查以下内容：
- 发票上有清晰可见的QR码。
- 扫描QR码时，它会链接到已验证的发票详情。
如果没有QR码，请与卖家再次确认发票是否通过IRBM系统验证。
5. 如果商店无法提供E-Invoice怎么办？
并不是所有商店，特别是传统或较小的商店，都具备开具E-Invoice的能力。以下是您可以采取的步骤：
- 索取标准收据: 确保收据包含商店名称、地址、日期和金额。
- 添加您的公司信息在收据上写下您的公司名称和TIN。
- 向您的财务团队说明: 提交收据并附上一张说明为何无法提供E-Invoice的备注。
您的公司可能仍会接受，但需要附上额外的支持文件。
6. 保持所有资料井然有序
完成购买后：
- 将所有E-Invoice和收据以数字形式保存在手机或电脑的一个文件夹中。
- 清楚地标注购买日期和用途（例如：“Lunch Meeting_28Dec2024”）。
- 保留实体收据的备份，以防公司需要原件。
7. 及时提交您的报销申请
提交报销时：
- 附上E-Invoice或收据。
- 附上关于该费用的简要说明。
- 提供任何额外的文件，例如预先批准或通过电子邮件的批准。
清单：需要准备的事项
| 项目 | 详情 |
|---|---|
| E-Invoice卡 | 实体或数字格式（JPG, PDF），包含公司信息和TIN。 |
| 您的TIN号码 | 如果公司需要，请在MyInvois门户查询或注册。 |
| 供应商信息 | 收据/发票上的名称、地址和商业注册号码。 |
| 购买信息 | 日期、金额和物品/服务描述。 |
| 付款凭证 | 带有QR码的验证E-Invoice或标准收据及说明理由。 |
| 批准文件 | 如果需要，附上预先批准或电子邮件确认。 |
通过充分准备并了解如何处理无法提供E-Invoice的情况，您可以确保报销流程顺畅，并符合马来西亚的E-Invoice系统要求。
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